Pembelian

Pembelian

Menurut  Mulyadi  (2001,  p299),  pembelian  adalah  suatu  usaha  yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Jenis pembelian berdasarkan pemasok:

1. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam negeri

2. Pembelian impor adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari luar negeri.

Jenis pembelian berdasarkan transaksi :

1. Transaksi    pembelian    tunai    adalah    jenis    transaksi    dimana pembayarannya dilakukan secara langsung pada saat barang diterima.

2. Transaksi    pembelian    kredit    adalah    jenis    transaksi    dimana pembayarannya tidak dilakukan secara langsung pada saat barang diterima, tetapi dilakukan selang beberapa waktu setelah barang diterima, sesuai perjanjian kedua belah pihak.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p299),  fungsi  yang  terkait  dalam  sistem akuntansi pembelian adalah:

1.   Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2.   Fungsi pembelian

Fungsi pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, mendapatkan informasi mengenai permintaan pembelian dari gudang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.   Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok bertujuan untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.   Fungsi akuntansi

Fungsi  akuntansi  yang  terkait  dalam  transaksi  pembelian  adalah fungsi  pencatat  hutang  dan  fungsi  pencatat  persediaan.  Fungsi pencatat  hutang  bertanggungjawab  untuk  mencatat  transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai   buku   pembantu   hutang.   Fungsi   pencatat   persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Menurut Mulyadi (2001, p301), jaringan   prosedur dalam   sistem pembelian adalah:

1.   Prosedur permintaan pembelian

Dalam  prosedur  ini,  fungsi  gudang  mengajukan  permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Surat tersebut berisi sejumlah jenis barang-barang yang akan   dibeli   dan   dibuat   dalam   beberapa   rangkap.   Permintaan pembelian tersebut akan dipenuhi tergantung dari keputusan manager perusahaan yang bersangkutan.

2.   Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai  harga  barang  dan  berbagai  syarat  pembelian  yang  lain untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.   Prosedur order pembelian

Dalam   prosedur   ini,   fungsi   pembelian   mengirim   surat   order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.   Prosedur penerimaan barang

Dalam  prosedur  ini,  fungsi  penerimaan  barang  melakukan pemeriksaan  mengenai  jenis,  kuantitas,  dan  mutu  barang  yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5.   Prosedur pencatatan hutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan  hutang  atau  mengarsipkan  dokumen  sumber  sebagai catatan hutang.

6.   Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Retur Pembelian

Menurut Mulyadi (2001, p335), sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.  Barang  yang  sudah  diterima  pemasok  terkadang  tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian itu terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang yang   diterima   melewati   tanggal   pengiriman   yang   dijanjikan   oleh pemasok. 

Fungsi terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

1.   Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi  pengiriman  seperti  yang  tercantum  dalam  tembusan  memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

2.   Fungsi pembelian

Fungsi  pembelian  bertanggung jawab  untuk  mengeluarkan  memo debit untuk retur pembelian.

3.   Fungsi pengiriman

Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang  kepada  pemasok  sesuai  dengan  perintah  retur  pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

4.   Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum, mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan, dan mencatat berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu hutang.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p339),  sistem  retur  pembelian  terdiri  dari jaringan prosedur berikut ini:

1.   Prosedur perintah retur pembelian

Dalam prosedur ini, retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.

2.   Prosedur pengiriman barang ke pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.

3.   Prosedur pencatatan hutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya hutang dalam kartu hutang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang hutang.

Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi  penjualan  kredit,  jika  order  dari  pelanggan  telah  dipenuhi dengan permintaan barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu  perusahaan  memiliki  piutang  kepada  pelanggannya.  Dalam sistem  penjualan  tunai,  barang  atau  jasa  baru  diserahkan  perusahaan kepada  pembeli  jika  perusahaan  telah  menerima  pembayaran  dari pembeli.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p211),  fungsi  yang  terkait  dalam  sistem penjualan secara kredit adalah:

1.   Fungsi penjualan

Bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengubah order dari pelanggan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman.

2.   Fungsi kredit

Bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

3.   Fungsi gudang

Bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4.   Fungsi pengiriman

Bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan, dan untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

5.   Fungsi penagihan

Bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

6.   Fungsi akuntansi

Bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirim pernyataan piutang kepada  para  debitur,  membuat  laporan  penjualan,  serta  mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p219),  jaringan  prosedur  yang  membentuk sistem penjualan kredit adalah:

1.   Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya  kepada  berbagai  fungsi  lainnya  untuk memungkinkan  fungsi  tersebut  memberikan  kontribusi  dalam melayani order dari pembeli.

2.   Prosedur persetujuan kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3.   Prosedur pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli   sesuai   informasi   yang   tercantum   dalam   surat   order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.

4.   Prosedur penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

5.   Prosedur pencatatan piutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

6.   Prosedur distribusi penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

7.   Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p462),  fungsi  yang  terkait  dalam  sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:

1.   Fungsi penjualan

Bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

2.   Fungsi kas

Bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

3.   Fungsi gudang

Bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4.   Fungsi pengiriman

Bertanggungjawab untuk membungkus barang, dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

5.   Fungsi akuntansi

Bertanggung jawab untuk pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas serta pembuat laporan penjualan.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p469),  jaringan  prosedur  yang  membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:

1.   Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

2.   Prosedur penerimaan kas

Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang telah dibelinya dari fungsi pengiriman.

3.   Prosedur penyerahan barang

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

4.   Prosedur pencatatan penjualan tunai

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.

5.   Prosedur penyetoran kas ke bank

Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.

6.   Prosedur pencatatan penerimaan kas

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.

7.   Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang telah dicatat dalam kartu persediaan.

Retur Penjualan

Menurut Mulyadi (2001, p226), transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan  menerima  pengembalian  barang  dari  pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan  dan  diterima  oleh  fungsi  penerimaan.  Fungsi  yang  terkait dalam melaksanakan sistem retur penjualan adalah:

1.   Fungsi penjualan

Fungsi penjualan bertanggungjawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan  dengan  cara  membuat  memo  kredit  yang  dikirimkan kepada fungsi penerimaan.

2.   Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan   bertanggungjawab   atas   penerimaan   barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

3.   Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggungjawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh   fungsi   penerimaan.   Barang   yang   diterima   dari   transaksi penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.

4.   Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan transaksi retur penjualan  ke  dalam  jurnal  umum  dan  pencatatan  berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan, serta mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p234),  jaringan  prosedur  yang  membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:

1.   Prosedur pembuatan memo kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk pencatatan pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.

2.   Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dari memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.

3.   Prosedur pencatatan retur penjualan

Dalam prosedur ini, transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan  penjualan  akibat  dari  transaksi  retur  penjualan  dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan ke dalam buku pembantu piutang. Berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan dalam buku pembantu persediaan.

sumber: 

http://informasilive.blogspot.com/2013/03/pengertian-pembelian_3007.html